При создании заказа принудительно дату создания ставим сегодняшнюю, изменение этой даты разрешено только пользователю с соответствующим доступом. При дублировании заказа у дубля тоже дате сегодняшняя, а не оригинала.
При загрузке файла заказа из zkz тоже дату создания меняем на сегодняшнюю, настройку помешаем в раздел "среда".